یکی از اولین سوالاتی که هنگام شرکت در یک نمایشگاه و طراحی غرفههای نمایشگاهی به ذهن میرسد، این است که چه قوانینی باید رعایت شوند. آگاهی از این مقررات برای موفقیت در حضور نمایشگاهی بسیار اهمیت دارد. اگر به دنبال پاسخ به این سوال هستید، این مطلب دقیقا همان جایی است که باید باشید. در ادامه، شما با مهمترین قوانین و مقررات غرفه سازی آشنا خواهید شد.
خلاصهای از آنچه در این مقاله میخوانید:
در ابتدا، مفاهیم پایهای و مهمی پیرامون نمایشگاه و خدمات غرفه سازی مرور میشود، و سپس به بررسی قوانین کلی نمایشگاه و نحوه غرفهسازی پرداخته میشود.
مقدمه:
برای درک بهتر قوانین نمایشگاه، باید ابتدا با مفاهیم اساسی آشنا شوید. این مطالب به ویژه برای افرادی که برای اولین بار قصد شرکت در نمایشگاه را دارند، مفید است و باعث میشود که درک مقررات آسانتر شود.
برای اطلاع از قیمت طراحی غرفه و ثبت سفارش به صورت آنلاین، میتوانید از طریق لینکهای موجود در این صفحه اقدام کرده و از کارشناسان ما مشاوره دریافت کنید.
دستهبندی نمایشگاهها
نمایشگاهها بر اساس معیارهای مختلفی دستهبندی میشوند که مهمترین آنها عبارتند از:
1. نوع محصولات و خدمات
نمایشگاههای تخصصی بر روی یک صنعت یا حوزه خاص تمرکز دارند. به عنوان مثال، نمایشگاههای فناوری اطلاعات یا صنایع غذایی. در مقابل، نمایشگاههای عمومی نیز وجود دارند که چندین حوزه مختلف در آنها حضور دارند.
2. مدت زمان برگزاری
نمایشگاهها میتوانند موقتی یا دائمی باشند. نمایشگاههای موقتی معمولاً در بازه زمانی خاصی برگزار میشوند و پس از پایان زمان مشخص، غرفهها بسته میشوند. در حالی که نمایشگاههای دائمی در طول سال و در روزهای مشخص برپا هستند.
3. فضای برگزاری
نمایشگاهها میتوانند در فضای باز یا بسته برگزار شوند. نمایشگاههای باز معمولاً در محیطهای آزاد مانند پارکها برگزار میشوند و نمایشگاههای بسته در سالنهای مخصوص.
4. جغرافیا
نمایشگاهها میتوانند داخلی یا بینالمللی باشند. نمایشگاههای داخلی فقط به محصولات و خدمات یک کشور محدود میشوند، در حالی که نمایشگاههای بینالمللی پذیرای شرکتهایی از سراسر جهان هستند.
غرفه نمایشگاهی چیست؟
غرفه نمایشگاهی فضای مشخصی است که شما برای نمایش محصولات و خدمات خود خریداری میکنید. طراحی و ساخت غرفه باید توسط شرکتهای متخصص انجام شود. اگر غرفهای بدون تجهیزات خریداری کنید، باید با بهترین غرفه ساز قرارداد ببندید.
چرا شرکت در نمایشگاهها اهمیت دارد؟
شرکت در نمایشگاه مزایای بسیاری دارد، از جمله:
- ایجاد محیطی مناسب برای تعاملات تجاری
- کاهش هزینههای جستجو برای مشتریان
- رقابت مستقیم با دیگر شرکتها
- کسب اطلاعات از بازار و رقبا
- بهبود برندینگ شرکت
- جذب سرمایهگذاران و متخصصان
قوانین کلی شرکت در نمایشگاه و غرفهسازی
حضور در نمایشگاهها مستلزم رعایت دو دسته از قوانین است: قوانین مرتبط با نمایشگاه و قوانین مربوط به غرفهسازی. رعایت نکردن هر کدام از این قوانین ممکن است منجر به پرداخت جریمه شود.
مقررات ثبتنام و پرداخت هزینه و تکمیل مستندات
برای ثبتنام و دریافت غرفه، شما باید هزینه مورد نیاز را پرداخت کنید. تا زمانی که این هزینه پرداخت نشود، مالکیت غرفه به شما تعلق نخواهد گرفت. طراحی غرفه نمایشگاهی به دو شکل کلی صورت میگیرد. در مدل اول، هنگام خرید غرفه از مجری نمایشگاه، شما غرفهای با تجهیزات کامل خریداری میکنید و طراحی غرفه بر عهده مجری خواهد بود. در این حالت، تنها حدود 10 درصد از مسئولان فروش و مدیران این گزینه را انتخاب میکنند. اما در مدل دوم، غرفه بدون تجهیزات خریداری میشود، یعنی شما فقط فضای فیزیکی یا مساحت غرفه را دریافت میکنید و باید با یک شرکت طراحی و ساخت غرفه قرارداد ببندید تا طراحی و اجرای غرفه شما را بر عهده بگیرند. در این مدل، شما موظفید مدارک و مستندات مرتبط با مدیریت و طراحی غرفه را حداقل 72 ساعت قبل از تحویل زمین یا 20 روز قبل از آغاز نمایشگاه به مجری ارائه دهید.
به محض تحویل گرفتن غرفه، توصیه میشود متراژ غرفه را اندازهگیری کنید. شما فقط تا 2 روز پس از تحویل گرفتن غرفه، حق اعتراض در مورد کم بودن مساحت خریداری شده نسبت به متراژ تحویلشده دارید، بنابراین این مرحله بسیار حیاتی است.
حداقل مساحت لازم برای غرفههای با تجهیزات 12 متر مربع و برای غرفههای بدون تجهیزات 24 متر مربع است. تجهیزات غرفههای با تجهیزات شامل مواردی مانند 2 عدد لامپ، 1 میز و 2 صندلی، 1 پریز برق، موکت کف و دیوارهای پنلبندی شده است. در صورت وارد آمدن خسارت به فضا یا تجهیزات نمایشگاه از سوی پیمانکاران، غرفهداران ملزم به پرداخت جریمه خواهند بود. همچنین، غرفهداران نباید بدون مجوز تجهیزات اضافی به نمایشگاه بیاورند.
غرفهداران نباید در زمان ساخت غرفه، زمین یا دیوارهای نمایشگاه را سوراخ کنند؛ در صورت مشاهده، با جریمه مواجه خواهند شد. همچنین، طراحی غرفه باید به گونهای باشد که نظم و ظاهر فضای نمایشگاه حفظ شود. سقف غرفهها باید یکسان باشد و در صورتی که نیاز به افزایش ارتفاع سقف وجود داشته باشد، باید با رعایت اصول زیباشناختی صورت گیرد تا به ظاهر غرفههای مجاور آسیب نرسد.
قوانین مربوط به خرید زمین از مجری نمایشگاه
بسیاری از شرکتکنندگان درباره کم بودن مساحت زمین غرفه یا مناسب نبودن موقعیت آن سوالاتی دارند. انتخاب جایگاه مناسب در نمایشگاه به زمان ثبتنام و پرداخت هزینه بستگی دارد. هرچه زودتر اقدام به ثبتنام و پرداخت کنید، دامنه انتخاب بیشتری برای جایگاههای نمایشگاهی خواهید داشت. در غیر این صورت، ممکن است تنها جایگاههای با تقاضای کمتر در دسترس باشند.
تا زمانی که هزینه جایگاه را پرداخت نکنید، مدارک مربوط به غرفه به شما تحویل نخواهد شد. برخی از افراد تصور میکنند که تنها با ثبتنام، جایگاه تا پایان مهلت متعلق به آنها خواهد بود، اما این تفکر اشتباه است. تا زمانی که پرداختی انجام نشود، جایگاه به صورت رسمی برای شما ثبت نمیشود. پس بهتر است پس از ثبتنام، به سرعت پرداخت را انجام داده و مراحل نهایی کنید.
قوانین مرتبط با ارائه محصولات و خدمات
در نمایشگاهها، تنها کالاها و محصولاتی مجاز به ارائه هستند که مرتبط با موضوع و گروه نمایشگاهی باشند. بهعنوان مثال، در نمایشگاه صنایع غذایی، نمیتوانید محصولات ساختمانی را معرفی کنید و در نمایشگاه فناوری اطلاعات نیز فقط باید محصولات مرتبط با این حوزه ارائه شود. بهطور کلی، شما باید فقط در حوزه نمایشی که در آن شرکت کردهاید، محصولات و خدمات خود را به نمایش بگذارید.
بررسی قوانین مربوط به عرضه کالا و خدمات نمایشگاهی
در نمایشگاهها، تنها کالاها و محصولاتی مجاز به ارائه هستند که مرتبط با موضوع و گروه نمایشگاهی باشند. بهعنوان مثال، در نمایشگاه صنایع غذایی، نمیتوانید محصولات ساختمانی را معرفی کنید و در نمایشگاه فناوری اطلاعات نیز فقط باید محصولات مرتبط با این حوزه ارائه شود. بهطور کلی، شما باید فقط در حوزه نمایشی که در آن شرکت کردهاید، محصولات و خدمات خود را به نمایش بگذارید.
لزوم داشتن استانداردهای لازم محصولات و خدمات برای نمایش و فروش
محصولات و خدماتی که در نمایشگاه برای نمایش یا فروش ارائه میشوند، باید از استانداردهای سازمان ملی استاندارد برخوردار باشند. رعایت این استانداردها نهتنها به اعتبار نمایشگاه افزوده بلکه به افزایش اعتماد مشتریان نیز کمک میکند.
رعایت شئونات اسلامی در عرضه محصولات و خدمات
هنگام ارائه بروشورها، تصاویر و مواد تبلیغاتی، لازم است که این محتواها با شئونات اسلامی سازگار باشند. ارائه محتوای مغایر با اصول اسلامی در نمایشگاه ممنوع است و در صورت عدم رعایت، با شما برخورد خواهد شد. بنابراین، دقت در انتخاب محتوا و تصاویر تبلیغاتی بسیار حائز اهمیت است.
قوانین مربوط به تبلیغات
تبلیغات هر غرفه تنها مجاز به انجام در داخل همان غرفه است و نصب هرگونه بنر، پوستر یا توزیع بروشور، سیدی، دیویدی، و کارت در سالنها و راهروها یا غرفههای دیگر ممنوع است. همچنین، استفاده از سقف سالن یا دیوارهای نمایشگاه برای تبلیغ، مجاز نیست. اگر قصد دارید از ابزارهای تبلیغاتی استفاده کنید، باید به روابط عمومی نمایشگاه مراجعه کنید و هزینههای مربوط به آن را پرداخت کنید تا مطابق با قوانین از این امکانات بهرهبرداری کنید.
مقررات نظافت و انصراف
نظافت غرفه در طول نمایشگاه بر عهده غرفهدار است و ریختن هرگونه زباله در محیط نمایشگاه جریمه دارد. همچنین اگر تصمیم به انصراف دارید، باید حداقل 30 روز قبل از برگزاری نمایشگاه انصراف خود را اعلام کنید.
غرفهداران موظفاند در طول برگزاری نمایشگاه و همچنین در زمان ساخت غرفه، از ریختن هرگونه زباله، ضایعات و مصالح اضافی در نمایشگاه خودداری کنند. تخطی از این قاعده مشمول جریمه و برخورد خواهد شد.
قوانین ساخت و تخریب غرفه
برای طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی، شما باید طبق زمانبندی نمایشگاه اقدام کنید. هرگونه تأخیر در ساخت یا تخریب غرفه منجر به جریمه خواهد شد.
پس از ثبتنام و خرید جایگاه، شما 4 روز فرصت دارید تا غرفه را بر اساس طراحی انجامشده، چه بهصورت شخصی و چه از طریق شرکتهای قراردادی، بسازید. این زمان، حداکثر مدت برای تکمیل غرفه است و در صورت عدم رعایت آن، ممکن است ملزم به پرداخت جریمه شوید. پس از پایان نمایشگاه، شما 2 روز فرصت دارید تا تمامی تجهیزات و وسایل خود را جمعآوری کرده و غرفه را بهگونهای که در ابتدا تحویل گرفتهاید، تخلیه کنید. در صورت عدم رعایت این زمان نیز با جریمه روبهرو خواهید شد. توجه داشته باشید که این زمانها در قرارداد اولیه به شما اطلاع داده خواهد شد.
همچنین، تمامی غرفهداران ملزماند یک فقره چک تضمینی 15 میلیون تومانی را نزد مجریان نمایشگاه بهعنوان ودیعه قرار دهند، که در صورت عدم وجود تخلفات یا جریمه، در پایان نمایشگاه به آنها بازگردانده میشود.
پس از تخریب غرفه، مسئولیت حفاظت از وسایل و کالاهایی که به غرفه آوردهاید، به عهده خود غرفهداران و مسئولین غرفه خواهد بود. لذا توصیه میشود که چند نفر را بهعنوان مسئول حفاظت از وسایل تعیین کنید تا از بروز سرقت یا آسیب به تجهیزات جلوگیری شود.
حضور در نمایشگاهها به عنوان یک فرصت بینظیر برای معرفی محصولات و خدمات، نقش بسزایی در موفقیت کسبوکارها ایفا میکند. با رعایت دقیق قوانین و مقررات نمایشگاهی و انتخاب طراحی مناسب برای غرفه، شما میتوانید به شکل بهتری با مشتریان و شرکای تجاری بالقوه ارتباط برقرار کنید. توجه به جزئیات و رعایت استانداردهای لازم در تبلیغات و ارائه محصولات نیز به بهبود برندینگ و افزایش فرصتهای فروش کمک خواهد کرد. به یاد داشته باشید که موفقیت در نمایشگاه، علاوه بر کیفیت محصولات، به آگاهی از قوانین و برنامهریزی دقیق نیز بستگی دارد.